Aircoil

Effektiv dokumenthantering med Sharepoint

Tidigare skrev Aircoil ut och arkiverade alla offerter, fakturor, styrdokument och andra dokument i fysiska pärmar. Varje medarbetare hade dokumenten i egna pärmar vid respektive arbetsplats. Nu lagrar de istället dokumenten digitalt i SharePoint, som är en del av Office 365. Detta har effektiviserat arbetet och skapat mycket mer ordning och reda. Alla kommer åt de dokument de behöver i vardagen. De kan även vara säkra på att det är den senaste versionen och att ansvarig person har godkänt informationen.

Vad som motiverade oss till digitalisering

  • Vi behövde behövde säkra att våra dokument är aktuella och uppdaterade då det fanns flera exemplar av samma dokument i olika pärmar.
  • Det gick åt väldigt mycket tid till att skriva ut och arkivera dokument.
  • Vi har numer ett norskt dotterbolag som vi behöver kunna kommunicera med på ett enkelt sätt.
  • Vi ville hitta ett mer hållbart sätt att arbeta.

Vi har jobbat med följande motorer:

1. Vision, misson och värderingar

2. Strategiarbete

3. Organisation

Resultatet av digitaliseringen

  • Vi har mer kontroll och kommer lättare åt våra interna dokument.
  • Vi är säkra på att våra dokument är uppdaterade och korrekta.

Interna dokument digitaliserade enligt GDPR

Aircoil ville digitalisera sina dokument för att ha koll på hanteringen av personuppgifter och avtal. De såg också behov av att effektivisera informationsflödet och valde att använda Microsofts Office 365:s SharePoint för sin dokumenthantering. Aktiv IT är IT-leverantör och Soleil har gjort installationen och hjälpt Aircoil att flytta över alla dokument från pärm till SharePoint. Tanken med projektet var att föra över all information från en av företagets pärmar för att de sedan själva skulle kunna fortsätta med processen.

Soleil genomförde två workshoppar (en för det svenska bolaget och en för det norska bolaget) för att komma fram till vilka som skulle kunna redigera och publicera dokumenten och hur de ska godkännas. De bestämde också vilka metadata de ska använda för att kategorisera och filtrera dokumenten i biblioteket. Efter det förde Soleil över all information från pärmen till digital form. Utgångspunkten var att hitta de bästa rutinerna för framtiden, men att behålla allt innehåll i de ursprungliga pärmarna som grund.

Fakta

Aircoil, som har sitt säte i Årjäng, är specialister på kyla, värme och ventilation. Med erfarna medarbetare och ett heltäckande program av batterier, kylmedelkylare, fläktkonvektorer och andra värmeväxlande produkter, kan de erbjuda lösningar optimerade för varje behov.

 

 

Läs mer om företaget

Lärdomar från projektet

  • Vi har trott att vi hade bra koll på våra dokument men så var inte riktigt fallet.
  • Det tar mycket tid att digitalisera administration, men det lönar sig i längden.
  • Det är först när digitaliseringen får ett flöde som det märks hur arbetet blir mer effektivt.

Är ditt företag redo för nästa steg?

Vi guidar ditt företag genom den digitala resan!

Vill du veta mer om de 9 digitaliseringsmotorerna och testa din digitala mognad?

Starta digitaliseringsguiden

Be digital hjälper dig att hitta rätt leverantör

När du vet vilka områden ditt företag ska fokusera på är det dags att matcha dig med rätt företag.

Gå till matchningstjänsten
Skip to toolbar
Hjälp mig digitalisera!