Värmlandsschakt

Orderhantering med app, mobil och läsplatta

Den ekonomiska föreningen Värmlandsschakt ville förändra sin manuella orderhantering i samband med att de bytte både affärssystem och ekonomisystem. För att så många medlemmar som möjligt ska använda den nya tekniken står föreningen för kostnad av läsplattor. Nu är papper och penna i mångt och mycket utbytt till mobil och läsplatta och orderhanteringen görs via mobil-app.

Vad som motiverade oss till digitalisering

  • Vi ville bli mer effektiva och få bättre kontroll.
  • Orderhantering på papper kan vara otydlig och svår att läsa.
  • Vi såg en nytta med att få ett jämnare flöde av ordrar.
  • Alla ordrar på papper efterregistrerades manuellt för att läggas in i dåvarande affärssystem.

Vi har jobbat med följande motorer:

1. Vision, misson och värderingar

5. Infrastruktur

6. Data & analys

Resultatet av digitaliseringen

  • Vi har ett jämnare inflöde av ordrar vilket jämnar ut vår arbetsbelastning.
  • Vår digitala orderhantering behöver ingen efterregistrering.
  • Vi gör snabbare affärer i och med att de görs i realtid.
  • Vi kan ta emot fler affärer på befintlig personal.
  • Likviditetsmässigt är det här arbetssättet en fördel för våra medlemmar.
  • Våra medlemmar kan gå tillbaka i systemet och se hela förloppet i en affär.
  • Vi har minskat vår miljöpåverkan eftersom vi förut hanterade 80–90 000 pappersordrar per år.

Skräddarsydda digitala system i ständig utveckling

Inledningsvis, ett år innan implementeringen, undersökte Värmlandschakt transportföretagssystem med referenser innan lämpliga system valdes ut i samarbete med en extern IT-konsult. Valet föll på affärssystemet T5 samt ekonomisystemet Navission. Konsulten skräddarsydde därefter, tillsammans med IT-leverantören Barkfors, en lösning som skulle passa Värmlandsschakt. Det går inte att välja ett affärssystem direkt från hyllan utan det behöver anpassas till den egna verksamheten. Det bästa är att ta hjälp utifrån för att välja ut rätt system.
Det finns många delar inom företaget som ska integreras i båda systemen och dessa kommer dessutom ständigt utvecklas, så detta är ett projekt som kommer att fortsätta för att matcha verksamheten. Under processens gång är det viktigt att ha kontinuerliga möten internt kring de nya systemen, vi lär varandra tips och tricks för att få ut så mycket som möjligt av verktygen.

För oss har utvecklingen också bidragit till att vi har ett jämnare inflöde av ordrar vilket jämnar ut vår arbetsbelastning. Utvecklingen har dessutom sparat oss mycket tid som vi förut använt till administration. Nu kan vi lägga den tiden på medlemsutveckling, relationer, arbetsmiljöfrågor och kvalitetsfrågor.

 

 

Fakta

Värmlandsschakt är en ekonomisk förening som samverkar med 140 medlemsföretag inom anläggningsbranschen, som till exempel NCC, Peab, Skanska och NRC. Värmlandsschakt erbjuder tjänster som maskiner och fordon med förare samt produkter som bergkross, grus och jord.

Läs mer om företaget

Lärdomar från projektet

  • En stor digital omställning tar tid och kräver tålamod.
  • Det går inte att välja ett affärssystem direkt från hyllan utan det behöver anpassas till din verksamhet.
  • Digitalisering ska vara ett verktyg och får inte ske på bekostnad av företagets stadgar och rutiner.
  • Det är viktigt att ta hänsyn till företagare som fortfarande föredrar pappersfakturor.
  • En stor digital satsning ger frukt på sikt.

Är ditt företag redo för nästa steg?

Vi guidar ditt företag genom den digitala resan!

Vill du veta mer om de 9 digitaliseringsmotorerna och testa din digitala mognad?

Starta digitaliseringsguiden

Be digital hjälper dig att hitta rätt leverantör

När du vet vilka områden ditt företag ska fokusera på är det dags att matcha dig med rätt företag.

Gå till matchningstjänsten
Skip to toolbar
Hjälp mig digitalisera!