Resultatet av digitaliseringen
- Vi har ett jämnare inflöde av ordrar vilket jämnar ut vår arbetsbelastning.
- Vår digitala orderhantering behöver ingen efterregistrering.
- Vi gör snabbare affärer i och med att de görs i realtid.
- Vi kan ta emot fler affärer på befintlig personal.
- Likviditetsmässigt är det här arbetssättet en fördel för våra medlemmar.
- Våra medlemmar kan gå tillbaka i systemet och se hela förloppet i en affär.
- Vi har minskat vår miljöpåverkan eftersom vi förut hanterade 80–90 000 pappersordrar per år.
Skräddarsydda digitala system i ständig utveckling
Inledningsvis, ett år innan implementeringen, undersökte Värmlandschakt transportföretagssystem med referenser innan lämpliga system valdes ut i samarbete med en extern IT-konsult. Valet föll på affärssystemet T5 samt ekonomisystemet Navission. Konsulten skräddarsydde därefter, tillsammans med IT-leverantören Barkfors, en lösning som skulle passa Värmlandsschakt. Det går inte att välja ett affärssystem direkt från hyllan utan det behöver anpassas till den egna verksamheten. Det bästa är att ta hjälp utifrån för att välja ut rätt system.
Det finns många delar inom företaget som ska integreras i båda systemen och dessa kommer dessutom ständigt utvecklas, så detta är ett projekt som kommer att fortsätta för att matcha verksamheten. Under processens gång är det viktigt att ha kontinuerliga möten internt kring de nya systemen, vi lär varandra tips och tricks för att få ut så mycket som möjligt av verktygen.
För oss har utvecklingen också bidragit till att vi har ett jämnare inflöde av ordrar vilket jämnar ut vår arbetsbelastning. Utvecklingen har dessutom sparat oss mycket tid som vi förut använt till administration. Nu kan vi lägga den tiden på medlemsutveckling, relationer, arbetsmiljöfrågor och kvalitetsfrågor.
