Werma

Smidig vardag med digitala fakturor och samarbetsytor

Wermas bokföring, fakturahantering, attester och vidarefakturering sker digitalt i det webbaserade bokföringssystemet Fortnox. För att få bort utgående och inkommande pappershantering har de uppmanat sina leverantörer att mejla in fakturor till en e-postadress som en pdf-fil i stället för att skicka dem via posten. För utgående fakturor har det underlättat att de flesta kunderna finns inom offentlig sektor där det idag mer eller mindre bara accepteras e-faktura. Detta arbetssätt har minskat Wermas pappershantering med 95 procent. Nästa digitala steg är att få leverantörerna att mejla rakt in i Fortnox. Werma har också börjat använda Microsofts kommunikationsplattform Teams internt, framförallt när de är ute och reser och vill kommunicera enkelt med varandra och ibland med leverantörer som de bjudit in i systemet.

Vad som motiverade oss till digitalisering

  • Vi ville få bort pappershanteringen.
  • Vi ville göra arbetstiden mer kostnadseffektiv.
  • Vi ville kapa tiden vi köper från vår bokföringsfirma. Allt vi säljer köper vi först vilket genererar otroligt många fakturor.
  • Pärmar med dokument tar mycket plats och det tar tid att leta efter ett specifikt dokument i pärmar.

Vi har jobbat med följande motorer:

1. Vision, misson och värderingar

2. Strategiarbete

3. Organisation

Resultatet av digitaliseringen

  • Vi har ett jämnare och bättre flöde på vårt bokföringsarbete.
  • Vi har ett jämnare kassaflöde i och med att vi kan attestera fakturor även när vi är på resande fot.
  • Alla dokument är sökbara och lätta att hitta.
  • Vi har tömt våra bokhyllor på skrymmande pärmar och skapat ett större utrymme på kontoret.
  • När våra leverantörer så småningom har börjat mejla sina fakturor rakt in i Fortnox kan alla medarbetare attestera fakturor.

Digitalisering i en tvåstegsraket

Werma har sedan länge använt Fortnox för sin bokföring i nära samarbete med sin bokföringsfirma Axinova redovisning AB. Werma var den första av Axinovas kunder som ville ta användningen av Fortnox ett steg längre och be sina kunder mejla in sina fakturor till Werma för att sedan bli vidarebefordrade till Axinova. Nästa steg i processen är att be kunderna skicka fakturan direkt in i Fortnox för att slippa detta mellanled.

För att ytterligare förenkla vardagen med digital teknik har Werma börjat arbeta i kommunikationsplattformen Teams – för dagen används den mest för internt bruk med till exempel delade kalendrar, chattfunktion och videosamtal som du kan kommunicera med både internt och externt med andra företag. Teams är en del av Microsoft Office 365 och utöver det används även Outlook och Onedrive som förenklar kommunikationen för medarbetarna då allt finns på ett ställe och görs inom samma plattform.

Fakta

Företaget Werma i Sunne säljer utrustning till räddningstjänst och försvar. Deras huvudfokus ligger på slangar och slangvård och att leverera användbara brandslangar till räddningstjänsten. Det kan handla om nya slangar men oftast om tvättade och provtryckta, lagade eller ompressade och ihoprullade efter att ha varit ute i tjänst.

Werma har en marknad i Skandinavien, baltstaterna och Island.

Läs mer om företaget

95%

Pappersanvändningen har minskat med 95 procent tack vare den digitala hanteringen.

Lärdomar från projektet

  • Vi har sett fördelar med att en av oss anställda har fått vara ansvarig för digitaliseringsprocessen och fått fokusera på att driva arbetet framåt.
  • Den som har varit ansvarig har också behövt se till att vi andra har börjat använda tekniken.
  • Det har varit lyckosamt att ha en konsultfirma som bollplank samt hjälp med säkerhet och struktur i våra olika system.

Är ditt företag redo för nästa steg?

Vi guidar ditt företag genom den digitala resan!

Vill du veta mer om de 9 digitaliseringsmotorerna och testa din digitala mognad?

Starta digitaliseringsguiden

Be digital hjälper dig att hitta rätt leverantör

När du vet vilka områden ditt företag ska fokusera på är det dags att matcha dig med rätt företag.

Gå till matchningstjänsten
Skip to toolbar
Hjälp mig digitalisera!