Resultatet av digitaliseringen
- Vi har mer kontroll och kommer lättare åt våra interna dokument.
- Vi är säkra på att våra dokument är uppdaterade och korrekta.
Interna dokument digitaliserade enligt GDPR
Aircoil ville digitalisera sina dokument för att ha koll på hanteringen av personuppgifter och avtal. De såg också behov av att effektivisera informationsflödet och valde att använda Microsofts Office 365:s SharePoint för sin dokumenthantering. Aktiv IT är IT-leverantör och Soleil har gjort installationen och hjälpt Aircoil att flytta över alla dokument från pärm till SharePoint. Tanken med projektet var att föra över all information från en av företagets pärmar för att de sedan själva skulle kunna fortsätta med processen.
Soleil genomförde två workshoppar (en för det svenska bolaget och en för det norska bolaget) för att komma fram till vilka som skulle kunna redigera och publicera dokumenten och hur de ska godkännas. De bestämde också vilka metadata de ska använda för att kategorisera och filtrera dokumenten i biblioteket. Efter det förde Soleil över all information från pärmen till digital form. Utgångspunkten var att hitta de bästa rutinerna för framtiden, men att behålla allt innehåll i de ursprungliga pärmarna som grund.
